Trong bối cảnh môi trường kinh doanh biến động nhanh, chuyển đổi số sâu rộng và lực lượng lao động ngày càng đa dạng, truyền thông nội bộ đã trở thành một chức năng chiến lược của doanh nghiệp, không chỉ nhằm truyền đạt thông tin mà còn để xây dựng văn hóa, tạo sự gắn kết và nâng cao hiệu quả quản trị. Tuy nhiên, truyền thông nội bộ chỉ thực sự phát huy vai trò khi doanh nghiệp có đội ngũ nhân lực được đào tạo bài bản, có tư duy chiến lược và năng lực triển khai phù hợp. Việc đào tạo nhân lực truyền thông nội bộ vì vậy cần được tiếp cận một cách hệ thống, gắn với mục tiêu phát triển dài hạn của tổ chức.
Trước hết, doanh nghiệp cần nhận thức rõ truyền thông nội bộ không đơn thuần là hoạt động hành chính hay công việc phụ trợ của phòng nhân sự. Truyền thông nội bộ là cầu nối giữa chiến lược lãnh đạo và hành động của người lao động, giữa giá trị cốt lõi của doanh nghiệp và hành vi hằng ngày trong tổ chức. Do đó, đào tạo nhân lực truyền thông nội bộ phải bắt đầu từ việc thống nhất nhận thức của lãnh đạo và quản lý cấp trung về vai trò, vị trí của truyền thông nội bộ trong hệ thống quản trị doanh nghiệp. Khi lãnh đạo coi truyền thông nội bộ là một năng lực cốt lõi, việc đầu tư đào tạo mới có tính bền vững và hiệu quả thực chất.
Bước tiếp theo trong đào tạo nhân lực truyền thông nội bộ là xác định đúng đối tượng và nhu cầu đào tạo. Không phải mọi nhân viên đều cần trở thành chuyên gia truyền thông nội bộ, nhưng trong mỗi doanh nghiệp cần có một nhóm nòng cốt chịu trách nhiệm thiết kế, điều phối và đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ. Nhóm này có thể thuộc phòng truyền thông, phòng nhân sự hoặc hoạt động theo mô hình liên phòng ban. Doanh nghiệp cần đánh giá thực trạng năng lực hiện có của đội ngũ này, từ đó xác định những khoảng trống về kiến thức, kỹ năng và tư duy để xây dựng chương trình đào tạo phù hợp.
Về nội dung đào tạo, doanh nghiệp nên tiếp cận theo hướng kết hợp giữa nền tảng lý luận và kỹ năng thực hành. Nhân lực truyền thông nội bộ cần được trang bị kiến thức cơ bản về truyền thông tổ chức, văn hóa doanh nghiệp, tâm lý người lao động và quản trị sự thay đổi. Những kiến thức này giúp người làm truyền thông nội bộ hiểu rõ bối cảnh, đối tượng và mục tiêu truyền thông, tránh việc truyền tải thông tin một chiều, khô cứng hoặc thiếu nhạy cảm với môi trường nội bộ. Bên cạnh đó, các kỹ năng thực hành như viết thông điệp nội bộ, kể chuyện doanh nghiệp, tổ chức sự kiện nội bộ, quản trị kênh truyền thông nội bộ và xử lý khủng hoảng nội bộ là những nội dung không thể thiếu trong chương trình đào tạo.
Một yếu tố ngày càng quan trọng trong đào tạo nhân lực truyền thông nội bộ là năng lực sử dụng công nghệ và công cụ số. Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, truyền thông nội bộ đã chuyển dịch mạnh mẽ sang các nền tảng số như intranet, mạng xã hội nội bộ, email, ứng dụng quản trị công việc và các công cụ cộng tác trực tuyến. Người làm truyền thông nội bộ cần được đào tạo để lựa chọn, vận hành và khai thác hiệu quả các công cụ này, đồng thời hiểu rõ đặc điểm hành vi truyền thông của người lao động trong môi trường số. Việc thiếu năng lực công nghệ có thể khiến thông điệp nội bộ bị nhiễu, kém hiệu quả hoặc không đến được đúng đối tượng.
Phương pháp đào tạo cũng là một yếu tố quyết định chất lượng phát triển nhân lực truyền thông nội bộ. Thay vì chỉ đào tạo theo hình thức lý thuyết hoặc các buổi tập huấn ngắn hạn, doanh nghiệp nên kết hợp nhiều phương pháp như đào tạo tại chỗ, học thông qua dự án, chia sẻ kinh nghiệm nội bộ và mời chuyên gia bên ngoài. Việc gắn đào tạo với các tình huống thực tế của chính doanh nghiệp giúp người học dễ dàng áp dụng kiến thức vào công việc, đồng thời tạo ra những cải tiến cụ thể cho hoạt động truyền thông nội bộ.
Bên cạnh đào tạo đội ngũ chuyên trách, doanh nghiệp cũng cần chú trọng nâng cao năng lực truyền thông nội bộ cho đội ngũ quản lý các cấp. Trên thực tế, quản lý trực tiếp là kênh truyền thông nội bộ quan trọng nhất, bởi họ là người tiếp xúc thường xuyên với nhân viên và có ảnh hưởng lớn đến tinh thần làm việc. Doanh nghiệp nên tổ chức các chương trình đào tạo kỹ năng truyền thông cho quản lý, bao gồm kỹ năng truyền đạt thông tin, lắng nghe, phản hồi, tạo động lực và xử lý xung đột. Khi quản lý trở thành những “người truyền thông” hiệu quả, thông điệp nội bộ sẽ được lan tỏa một cách tự nhiên và thuyết phục hơn.
Một điểm cần lưu ý trong đào tạo nhân lực truyền thông nội bộ là gắn đào tạo với đánh giá và phát triển dài hạn. Doanh nghiệp cần xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự truyền thông nội bộ, dựa trên mức độ hiểu biết, sự gắn kết và phản hồi của người lao động. Kết quả đánh giá này không chỉ giúp điều chỉnh chương trình đào tạo mà còn tạo động lực cho đội ngũ truyền thông nội bộ không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn. Đồng thời, doanh nghiệp nên có lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng cho nhân sự truyền thông nội bộ, coi đây là một vị trí chuyên môn có giá trị, thay vì vai trò kiêm nhiệm hoặc tạm thời.
Từ thực tiễn quản trị doanh nghiệp hiện nay, có thể rút ra một số nguyên tắc quan trọng trong đào tạo nhân lực truyền thông nội bộ. Thứ nhất, đào tạo cần xuất phát từ chiến lược và văn hóa doanh nghiệp, không áp dụng máy móc các mô hình bên ngoài. Thứ hai, đào tạo phải gắn với thực hành và cải tiến cụ thể, tránh hình thức. Thứ ba, doanh nghiệp cần coi đào tạo truyền thông nội bộ là một quá trình liên tục, đồng hành cùng sự phát triển của tổ chức.
Tóm lại, đào tạo nhân lực truyền thông nội bộ là một khoản đầu tư chiến lược, mang lại giá trị lâu dài cho doanh nghiệp. Một đội ngũ truyền thông nội bộ được đào tạo bài bản sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường sự gắn kết, lan tỏa giá trị cốt lõi, giảm thiểu xung đột và nâng cao hiệu quả thực thi chiến lược. Trong bối cảnh cạnh tranh và thay đổi nhanh chóng hiện nay, doanh nghiệp nào biết chú trọng phát triển năng lực truyền thông nội bộ sẽ có lợi thế rõ rệt trong việc xây dựng tổ chức bền vững và thích ứng.
